Tri kroky k vyššej efektivite

Tieto jednoduché triky vám pomôžu lepšie organizovať čas, vďaka čomu budete produktívnejší.

Nedávno bola zorganizovaná konferencia na tému produktivity, ktorej sa zúčastnilo cez 20 expertov. Trvala viac než 20 hodín.

Keď o tom organizátor povedal svojmu známemu, Paulovi Evansovi, ten len gúľal očami.

Organizátor si to všimol a povedal: „Je v tom nejaký problém? Dal som dokopy najväčších odborníkov na produktivitu. Tie informácie majú obrovskú hodnotu.“

Evans súhlasil: „O tom nemám žiadne pochybnosti, ale prirovnal by som to k jednoduchej matematike. Z niečoho veľmi jednoduchého robíš naschvál zložité veci.“

Len ťažko si Evans dokázal predstaviť takmer 24 hodinovú diskusiu na rôzne metódy ako byť produktívnejší. Organizátor projektu sa ho teda spýtal na to, ako to robí on, a rýchlo sa zistilo, prečo nebol pozvaný na konferenciu. Je to asi príliš jednoduché.

Na skrátenie času potrebného na úspešné vykonanie úloh stačia nasledujúce tri veci:

1. Plánovanie povinností

Pri plánovaní je toho potrebného viac, než len tak v duchu si premyslieť, čo kedy spravíme. Mali by sme mať pevne stanovené, čo spravíme a kedy to spravíme. Toto plánovanie by sme mali brať ako stretnutie so samým sebou, ako by to bolo s nejakým dôležitým klientom.

Príliš často plánujeme úlohy, ktoré chceme splniť, namiesto tých, ktoré splniť musíme. Naša myseľ v tom prípade vidí úlohy skôr ako voliteľné než povinné. Ak ich ale budeme vidieť ako povinné, zvýšime tým v podvedomí ich dôležitosť.

2. Efektívna efektivita

Efektivita znamená, že robíme prácu najlepšie ako sa dá, v čo najkratšom čase. Najprv by ste mali zistiť, koľko času vám daná úloha zaberie. Potom je potrebné pouvažovať, či viete tento čas skrátiť bez toho, aby sa znížila kvalita práce.

Evansov kolega Mike mal problémy s poskytovaním služieb pre stávajúcich klientov a zároveň vyhľadávaním nových. „Nemám skrátka dosť času osobne sa každému venovať.“

Trochu sme si to spočítali. Priemerná návšteva jedného klienta trvala hodinu. Evans sa ho spýtal, či by to vedel stihnúť za 45 minút. Povedal, že áno. A čo 40 minút? Opäť prikývol. A 35 minút? Tu už mal nejaké pochybnosti, či by to fungovalo. Tak sa dohodli na 40 minútach a ušetril tak denne 80 minút.

Nestačí len plánovať, treba byť precízny aj pri odhadovaní času potrebného na splnenie povinností. Možno by ste si mohli zaznamenávať, koľko času vám jednotlivé aktivity zaberajú a zapracovať na znižovaní času bez straty kvality.

3. Ostať sústredený

Najväčším nepriateľom sústredenia je strata pozornosti. Schopnosť nedať sa vyrušiť sa zdá byť v dnešnom svete nemožnou. Síce môžete plánovať efektívne, no aj tak môžete zlyhať, ak sa necháte vyrušiť vonkajšími vplyvmi, ako zvoniacim mobilom či e-mailmi. Ak sa zameriate na prítomnosť a tú činnosť čo robíte, zvýšite tým svoju produktivitu.

Tu sú dva triky, o ktorých ste už možno síce počuli, no stále ich asi nerobíte.

Po prvé, vyhnite sa všetkému, čo sa netýka danej úlohy. Ak váš mobil, internet, či ľudia navôkol nie sú dôležití pre splnenie úlohy, pokúste sa im vyhnúť.

Po druhé, ak vás predsa len niečo odtrháva od činnosti, ktorej sa venujete, nastavte si časovač na 5-10 minút, aby vám pripomenul danú úlohu. Ak by ste sa pre tento spôsob vážne rozhodli a napr. ním aj merali jednotlivé činnosti, môžete používať napríklad tento.

Osobná produktivita si nevyžaduje 20 expertov s radami. Stačí, že sa zameriate na to, čo by ste mali robiť, kedy by ste to mali robiť a nevyhovárať sa.

Zdroj: Yahoo, ABC