Ako sa zbaviť najhlúpejších a najťažších úloh počas dňa

Všetky spoločnosti majú svoje neefektívne slabé stránky. Pýtajte sa na dve nasledovné otázky v záujme vybudovania efektívnejšej organizácie.

Jedna z mojich obľúbených vecí počas prijímania nových ľudí je vypočuť si ich návrhy, ako je možné zlepšiť existujúce procesy. Nový záujemca o prácu sa pýta „Prečo to robíte takto?“ a to je hudba pre moje uši. Pretože to, čo nasleduje v našom rozhovore, im buď dá jasnejšie pochopenie toho, ako firma funguje a prečo, alebo to odhalí neefektívne slabé miesto a dá firme nový pohľad na vec, ako potenciálne zlepšiť daný proces.

Všetky spoločnosti majú tieto slabé stránky. Faktory, ktoré ovplyvňujú pôvodné procesy (technológie, personál, organizačná štruktúra atď.), sa časom menia. Pomerne často pokračujeme v používaní starých procesov počas všedných dní bez uváženia, či aj naďalej dávajú zmysel v našom súčasnom pracovnom prostredí.

Horšie však je, že môžeme byť frustrovaní aspektmi našej práce a bez nápadu na ich zníženie alebo úplné eliminovanie jednoducho preto, že „vždy to tak bolo“ alebo že sa riešenie zdá byť príliš skľučujúce a nevyžaduje urgentné riešenie. Neriešením problému sa zvyšuje závislosť zamestnancov na zamestnávateľovi.

To je presne dôvod, prečo by ste si mali naplánovať tento „zámerný tréning“ na odhalenie a odstránenie daných neefektívností. Konzultant, ktorý mal za úlohu potenciálne prispôsobiť podnikový softvér potrebám užívateľa, mi pred pár rokmi položil dve jednoduché otázky: „Akú najhlúpejšiu vec robíte každý deň ? a Čo je najťažšie ?“

Tieto otázky boli zahrnuté do každoročného tréningu nášho tímu manažérov. Každý manažér sa na to pýtal svojich podriadených s očakávaním navrhovaného riešenia, bez ohľadu na to, akú odpoveď dostal. Táto metóda dáva každému vo firme možnosť vyjadriť svoje frustrácie produktívnym a účinným spôsobom.

„Najhlúpejšia“ vec nemôže byť niečo, čo sa považuje za hlúpe, len preto, že to niekto vníma ako podradné alebo nudné …. je to hlúpe, lebo je to neefektívne, nadbytočné alebo irelevantné.

„Najťažšia“ vec je obvykle najzložitejšia zodpovednosť alebo najväčšia výzva. Sú to tiež úlohy, ktoré najdlhšie figurujú na zozname.

Akonáhle je zoznam pripomienok zamestnancov kompletný, tím manažérov posúdi a odstráni čokoľvek, čo naozaj nie je možné zmeniť. Sú to často záležitosti vytvorené pôsobením vonkajších síl, alebo ktorých jediné riešenie je za hranicou súčasných zdrojov.

Od tejto chvíle sa na každom mesačnom stretnutí manažérov vyhradí čas na diskusiu a riešenie tejto záležitosti.

Je ľahké stratiť zo zreteľa, proti čomu vaši zamestnanci bojujú, keď firma rastie a priepasť medzi zamestnancami a manažmentom sa prehlbuje. Táto aktivita nevyhnutne odhaľuje frustrácie zamestnancov, ktoré sa dajú ľahko vyriešiť, ktoré sú náročné na vyriešenie až po otázke „prečo sa nikto neozval skôr?“

Na druhej strane ale, niektoré z „najťažších“ výziev na zozname mojej firmy trvali roky, kým sa ujali. Ide o to, zodpovedne vyhodnotiť zoznam najhlúpejších/najťažších vecí na mesačnom stretnutí a snažiť sa touto cestou vyriešiť náročné úlohy v prospech riešenia ľahších úloh. Výrazne vyškrtnúť tieto dlhodtrvajúce výzvy zo zoznamu, je veľmi obohacujúcim pocitom.

Ak máte skúsenosť so zastaralými a nefunkčnými procesmi alebo procesmi brániacimi stabilnému rastu, použite tento návod na posilnenie pracovného tímu a ľahšie identifikovanie a riešenie obchodných úloh. Vloženie vašej energie do daného problému vám prinesie malé ale aj veľké zlepšenia, ktoré vedú k efektívnejšej organizácii v dlhodobom horizonte.

Zdroj: ABC, Yahoo